תבונה ארגונית

בארגונים חברתיים רבים ישנה בעיה לא פתורה: מי מחליט/ה על מה?

גם כאשר ישנם תפקידים מוגדרים, ישנו ערפל סביבם שמעלה תהיות רבות אצל חברי הצוות:
"האם התחום החופף הזה בסמכותי או לא?"
"האם מצופה ממני לקבל את ההחלטה הזו במשותף או להתייעץ לגביה או לא?"
ו-"האם זה בסדר שהתקדמתי לבד?"

הדבר הזה יוצר שתי תופעות טרגיות עיקריות:
מצד אחד – חיכוכים ומתחים מיותרים – כאשר עובדים מתנגשים עם סט ציפיות שונה.
מצד שני – עיכובים וחששות מיותרים – כאשר עובדים מקטינים את עצמם ופועלים מתוך חשש "לדרוך על אצבעות" של אחרים,
או מחשש "להתיימר" להוביל משהו בעצמם.

לאחרונה נפגשתי עם עמותה שהעלתה את הקושי הזה.
לכן הצעתי להם את התרגיל הפשוט הבא – למלא את הטבלה הזו:

הוראות מהירות למילוי הטבלה

1. המטרה: להגיע לטבלה מוסכמת שבה ברור מי מחליטים, ובאיזה אופן. רמת הקפדנות על הטבלה היא תלויית ארגון ותרבות. יש ארגונים שמשגשגים תחת דיוק כירורגי, בזמן שארגונים אחרים לא יצליחו לתחזק זאת ודווקא נתרמים מרמה מסוימת של עמימות-גמישה.
2. תנו לצוות למלא את הטבלה: תנו להם למלא בעמודה הימנית את סוגי ההחלטות והסמכויות שהם נתקלים בהם, כאשר תוכלו להתמקד במיוחד בסוגי ההחלטות לגביהם יש חוסר בהירות. תוכלו להתחיל במילוי השורות כך שיתארו את "המצב הקיים". לאחר מכן ניתן לדון בכל אחת מהשורות, או לתת לכל חבר/ת צוות להכין הצעה לגבי ההחלטות בתחומה, או לבקש מתת-צוות קטן להתייעץ ולהכין הצעה כוללת. משמעותי להריץ "ניסיון" של הטבלה לזמן מוקצב ולבחון אחריו אם יש צורך בתיקונים.
3. חשוב! המטרה היא להגיע להבנות שהכי משרתות את הצוות שלכם, ומספקות איזון טוב בין אוטונומיה ויעילות לבין אחריות וסנכרון. מומלץ לזהות ולשים סימן שאלה על מחשבות מקובעות של איך העבודה "אמורה" להיראות (למשל, בהכרח משתפת כי אנחנו עמותה כזו, או בהכרח היררכית). אל תשערו שצריך להתייעץ עם כולם או ליידע את כולם. במקום זאת בחנו דברים בעדשה הפרקטית של "מה עובד לנו" או "יכול לעבוד לנו".
4. למרות סעיף 3, אני מציע להתחיל מברירת מחדל שבה רק חבר/ת צוות בודד/ת רשומה כמחליט/ה בכל סוג החלטות, ושהתייעצות היא על פי שיקול דעת. רק כאשר יש סיבה טובה, שנו זאת. זה יכול לעזור לשחרר צווארי בקבוק ולסגל תרבות של לסמוך זה על זו, דווקא לארגונים חברתיים רבים שלוקים בעודף של קבלת החלטות משותפת. קבלת החלטות משותפת חשוב לשמור דווקא להחלטה על "חוקי המשחק" כמו הסכמה על טבלה שכזו.
5. עמודת ההנחיות יכולה להיות ריקה, אך אפשר להשתמש בה בדרכים יצירתיות. למשל: "ניתן לקבל החלטות תקציב עד 10,000 ש"ח ללא התייעצות. מעבר לכך יש להתייעץ עם …" או: "ההחלטות צריכות להתקבל בהתאם לשיקולים הבאים/לתהליך הבא".
6. תבנית שימושית נוספת לביזור סמכויות היא: "כל מי ש… כל עוד…". אפשר למלא את הטבלה כך שהחלטות מסוימות יכולות להתקבל על ידי כל חבר/ת צוות, כל עוד הם, למשל, מתייעצים עם 3 חברי צוות נוספים ומיידעים את כולם בהחלטה.

התוצאות

מנסיוני, כשחוקרים את השאלות האלה יחד מסוגלים לגלות פערים מפתיעים, דברים תמוהים שמעולם לא שמו עליהם סימן שאלה,
ודרכים יצירתיות להקל על העבודה ולאזן בין יעילות לאחריות. בין התוצרים הכי חשובים זה השקט הפנימי שמגיע מתוך הידיעה שאנחנו פועלים בתיאום.

זה הכול להיום,
בהצלחה!