תבונה ארגונית

"זה הרגיש שאנחנו מגיעים למפגש כשני מחנות, וזה מפחיד",
אמרה משתתפת במהלך המפגש שהנחיתי.

לפני כחודש פנו אליי מארגון שחווה פיצול בצוותי ההובלה שלו סביב מחלוקת אסטרטגית.
המצב תואר כדחוף, ולכן עשינו מה שאפשר כדי להרים מפגש בתוך שבועיים.

בפוסט הזה אספר לכם על התהליך הקצר והאפקטיבי שעשינו,
ואוציא מכל שלב עיקרון חשוב לעבודה עם סיטואציות דומות:

מתחילים

צוות ההנהלה שפנה אליי היה למעשה אחד המחנות.
הסברתי להם שבשלב הראשון אנחנו צריכים לתכנן את המפגש על ידי משתתפים מכל "המחנות".

התכנסו כ-6 משתתפים מגוונים בזום, ועזרתי להם לנסח ביחד מהו האתגר,
מה המטרה, ומה התוצרים שחשוב לצאת איתם.
(על פי הפוסט: 6 שאלות לתכנון מפגש מנצח).

כמובן, זה כבר מעלה מתח,
כאשר כל צד מתאר את הבעיה בצורה שמאשימה את הצד השני.

שם המטרה שלי היא לשמוע כל אחד ואחת, לרווח את התגובתיות,
ולעזור להם למצוא את המשותף.

למשל, כאשר צד אחד מתאר ש:
"מנחיתים עלינו החלטות, וגם כשמתייעצים זה לדברים שכבר הוחלטו"
וצד שני מסרב בתוקף למסגור הזה,
לפעמים כל מה שחשוב להבין זה:
"נשמע שיש פער באופן שבו אתם חווים את קבלת ההחלטות בארגון,
וזה כרגע מפחית ביניכם אמון".

כלומר, יש כאן עיקרון שאומר:
תמיד יש דרך למסגר אתגר משותף.
אפילו כאשר לא מסכימים על קריאת המציאות,
זה בעצמו חלק מהאתגר המשותף.

יוצאים לדרך

כך נוסחה הזמנה שנוצרה על ידי משתתפים משני "המחנות",
ולכן דיברה לכולם.
כולם הוזמנו על ידי אנשים מאותו "מחנה" שלהם.

זו כנראה הסיבה שכמעט כולם אישרו הגעה, למרות ההתראה הקצרה,
ולמרות שמפגש נוסף של 4 שעות באמצע השבוע הלחיץ לא מעט מהם.

פה אנחנו רואים את החשיבות של בעלות משותפת לאורך כל התהליך.

אנשים לא הגיעו למשהו זר ומוזר,
אלא במידה רבה הם הגיעו לאירוע שלהם.

במפגש עצמו

אנשים נראו עייפים וגמורים כשהתחלנו את המפגש.
בזמן דברי ההקדמה שלי ראיתי את חלקם בוהים ברצפה,
חלקם מפהקים וחלקם בטלפון.

היה ברור שזו עייפות מהיום הארוך ביחד עם חוסר נוחות לפגוש את המחלוקת.

לאחר התרגיל הראשון אנשים היו עירניים, אנרגטיים
וחלקם מתחננים לעוד זמן בתרגיל.

מה עשינו?

ראיונות בזוגות, בין אנשים שלא מסכימים.
את המתודה פירטתי כבר בפוסט:
הכח המפתיע של ראיונות אמפתיים.

הפעם רק אוסיף משהו שאני עושה לפני שהם נשלחים לראיין זה את זו:
אני מבקש מהם לפרט (ואוסף על הלוח)
את האיכויות של מראיינ/ת טוב/ה,
ושל מרואיינ/ת טוב/ה.

זה לבדו מנכיח בחדר איך כדאי להתנהל בראיון,
יותר טוב מכל הנחייה שאני יכול לתת בעצמי.

במקום להסתיר מידע, אפשר להיות כנים ופתוחים
במקום להסתבך בתגובתיות, אפשר לנסות ממש להבין.

אז אני מוסיף להם שאלות לראיון שמזמינות אותם לשתף בפגיעות:
איך את/ה חווה את המחלוקת מהצד שלך?
מה מאתגר לך? מה מפחיד אותך?
מה את/ה צריכ/ה? ואיך אחרים יכולים לעזור לך עם זה?

ולאחר הראיונות, כשהם מתערבבים לקבוצות קטנות,
אני ממשיך להזמין אותם לקחת צעדים הפוכים לאוטומט:
במקום לשתף על הצרכים שלהם,
לשתף על הצרכים של המראויינים שלהם.

ולאחר מכן, כאשר מרכיבים סיפור קונפליקט משותף:
במקום להאשים, אני מזמין אותם לשתף תובנות על איך הם עצמם תרמו להסלמה.

ולפתע החדר מתמלא ב:
"אני לא הקשבתי מספיק"
"במקום לדבר ישירות עם האנשים שהיה לי בעיה איתם, יצרתי שיחות עקיפות"
"אני דיברתי בנחרצות מדי"
"התעלמתי מזה כי אנחנו עסוקים מדי וקיוויתי שזה ייעלם"

ובאותו רגע היה אפשר להרגיש שהם כבר לא שני מחנות.

העיקרון כאן הוא:
שכאשר אנשים נתקעים במחנה או בקונפליקט,
לפעמים כל מה שצריך זה להזמין אותם,
בעדינות ובקשב, לצאת החוצה.

לא לנטוש את הכאב או את מה שחשוב להם,
אלא לצאת מהגבולות של מה שמגביל את הראייה שלהם.

להזמין אותם לעשות הפוך מהאוטומט:
בראיונות, במקום להתפרץ ולהתנצח –> לקחת תורות ולהבין
בקבוצות, במקום להפגין בעד הצד שלהם –> לקדם הבנה של הצד השני
בבניית הסיפור המשותף, במקום להאשים אחרים –> לקחת אחריות על החלק שלהם.

וכל הצעדים הקטנים האלה בונים המון רצון-טוב, אמון ופתיחה של מה שסגור ומקובע.

אפשר לחשוב שצריך לעבור במינימום קורס 60 שעות
כדי להצליח להניח בצד את "האגו" וללכת אל עבר הצד השני.
או שאולי, כל מה שהיה חסר, זה זמן ומישהו שכולם סומכים עליו,
שיזמין אותם לעשות את זה.

לאחר המפגש

לאחר המפגש התנדב צוות מגוון לעבד את תוצרי המפגש.
זה כמובן נעשה מתוך שלושת העקרונות עליהם דיברנו:
מתוך אתגר משותף, בעלות משותפת והזמנה לצאת מהאוטומטים ולייצג את טובת הארגון.

יצאו מזה סט של המלצות מיידיות ליישום במבנה הארגוני ובתהליכי קבלת ההחלטות,
כמו גם המלצות לטווח הארוך.

אבל מעבר לכך, סיכם הצוות ש:
יש לנו איך להתמודד עם האתגרים.
ולא פחות חשוב – חיזקנו את היכולת לדבר בפתיחות ובצורה מקרבת על מה שקשה.
המפגש נתן לנו הזדמנות לעצור, לבחון את מה שקרה ולהיחשף לכלים ורעיונות שיכולים לעזור לנו לגשר על קונפליקטים בהמשך.