תבונה ארגונית

כאשר לי חכם נכנסה לנהל את מרכז הגישור בעכו,
היא עמדה בפני אתגר לא פשוט:
המרכז היה רדום כמעט שנתיים,
והיא הייתה צריכה להעיר אותו לחיים,
בזמנים רגישים של מלחמה, בעיר מעורבת,
עם מגשרים יהודים וערבים.

לי, שלמדה אצלי בעבר, החליטה להתייעץ איתי.
היא פרסה את כל הכלים והמתודות שלמדה:
"אולי כדאי להשתמש במתודה הזו? או אולי זו? או אולי דווקא זו?".

התעקשתי לא לתת לה תשובה.

לפחות לא מיד. כשאנחנו לומדים כלי הנחיה נוצצים, קל מאוד ליפול למלכודת:
אנחנו חושבים קודם על הכלי, ורק אחר כך על הסיטואציה ומה היא באמת דורשת.
אבל כדי לעצב פגישה באמת אפקטיבית, צריך לחזור ליסודות.

אז בעקשנות, הנחיתי אותה מספר פעמים לחזור מהמחשבות היצירתיות אל הסיטואציה,
כדי לענות על 6 שאלות של מודל "הקלט-פלט".
6 שאלות שמתוכן הכל כבר מתבהר מעצמו:

החלק הראשון: הקלט

חלק זה מורכב מ-3 שאלות שמטרתן לזהות עם מה אנחנו נכנסים לתהליך.

שאלה ראשונה: מה המצב כרגע שבגללו צריך תהליך?
זה הרקע שכתבתי במילים הפותחות של הפוסט,
מרכז שלא היה פעיל ברצף, ומגשרים שאיבדו קשר ושייכות.

שאלה שנייה: מה המטרה המשותפת שלשמה אנחנו מתכנסים?
ניסחנו שיש צורך להחיות את הפעילות במרכז, ולעצב את עתידו, במעורבות המגשרים.
מטרה משותפת אפשר לרוב לנסח גם כשאלה,
כמו: "איך נחייה את המרכז ונעצב את עתידו לטובת העיר?"

שאלה שלישית: מי המשתתפים שנרצה להזמין?
כאן שווה לחשוב לא רק על החשודים המיידים,
אלא על כל מי שנחוץ כדי לענות על השאלה המשותפת.
אולי נוכחות מהעירייה שנותנת גב?
תושבים מהקהילה המקומית שהם ה"לקוחות" של המרכז?
אולי השראה ממרכזי גישור אחרים שעברו התחדשות לאחרונה?
לא חייבים לערב אותם, אבל משמעותי לשקול זאת.

החלק השני: הפלט

חלק זה מורכב מ-3 שאלות נוספות שמטרתן לזהות עם מה אנחנו רוצים לצאת מהתהליך.

שאלה רביעית: מהם התוצרים המוחשיים איתם נרצה לצאת? (הדברים שאיתם נרצה לצאת ביד)
כאשר שאלתי את השאלה, לי אמרה שהיא רוצה לגבש "תכנית עבודה" לשנה הקרובה.
הבנו שבשעתיים זה כנראה לא יקרה.
לכן דייקנו את התוצרים שיעזרו לה לגבש תוכנית עבודה:
* רשימה של צרכים: מה המגשרים צריכים מהמרכז כדי לקחת בו חלק נלהב?
* רשימה של משאבים: מה המגשרים רוצים ויכולים לתת לפעולת המרכז?
* רשימה של חלומות: כיצד היו רוצים לראות את המרכז מתפתח ומגשים את עצמו?

שאלה חמישית: מהם התוצרים הבלתי-מוחשיים איתם נרצה לצאת? (הדברים שאיתם נרצה לצאת בלב)
התחלנו לפרט:
* היכרות, חיבור ושייכות לקהילת המגשרים
* רווחה, נינוחות, שמחה והתלהבות מהעניין
* מוטיבציה להיות מעורבים
* ביטחון שהדבר קורה! שיש כאן קאמבק אמיתי שאפשר להסתמך עליו ולא רק דיבורים.

תוצרים בלתי מוחשיים יעזרו לנו לדייק לא רק את המתודה שבה נשתמש במפגש,
אלא גם את האווירה, ואת הלך הרוח שמתבקש מלי בתוך המרחב הזה.
למשל – להגיע פתוחה וסקרנית, אך בטוחה בתהליך.

שאלה שישית: אילו תשתיות עלינו להניח מראש כדי לוודא שהתוצרים זוכים ליישום ולא רק מעלים אבק?
כאן הבינה לי שהיא צריכה צוות של מגשרים שיתנדבו בסוף המפגש להמשיך איתה את עיבוד התוצרים לכדי תכנית עבודה.

ועכשיו, הגענו ללב העניין

שימו לב כמה בהירות קיבלנו מ-6 שאלות.
וזה לקח אולי 20-30 דקות כדי לדייק.
ועכשיו, רק אחרי שאנחנו מבינים מה אנחנו רוצים שייכנס למפגש, ומה רוצים שייצא ממנו,
מתחילים לחשוב על המתודות שיביאו אותנו מהקלט אל הפלט.

וזה קרה עוד יותר מהר –
למרות שאין כאן תשובה נכונה אחת,
התבהר מיד שמתודת "קפה עולמי" (World Café) ענתה על כל הדרישות.

למי שלא מכירים, קפה עולמי זו שיטת שיח שבה קבוצה גדולה מתחלקת לשיח בקבוצות קטנות
סביב שולחנות עגולים באווירת בית קפה נינוחה.
זה נותן מענה לתוצרים הלא מוחשיים של נינוחות, חיבור, התלהבות (מה שבלב).

ישנם שלושה סבבי שיח: בכל סבב יש שאלה עליה כל השולחנות עונים,
ובין הסבבים קמים ומתערבבים בין השולחנות.
כך מכל השולחנות מתאגדים תובנות משותפות.
במקרה הזה, שלושת סבבי השיח יכולים להיות מוקדשים לשלוש הרשימות שרצינו להפיק (מה שביד).

זמן קצר לאחר מכן כבר יצאה ההזמנה הפשוטה והממוקדת הזו לכל קהילת המגשרים:

בעיצוב של כל סדנא, תהליך או פגישה – גם כזו של שעה,
אני ממליץ להשתמש בכלי הזה.

ככל שהתהליך יותר מורכב,
כך כדאי לעצב את התשובות לשאלות הללו
עם מדגם של המשתתפים עצמם.
אני עושה זאת לפני כל סדנה או תהליך ארגוני.

אין השקעה טובה מזו.

* את מודל הקלט פלט ניסחתי בהשראת the chaordic stepping stones של chris corrigan