תבונה ארגונית

לארגן מתנדבים יכול להרגיש כמו לנסות למלא מים בדלי מחורר.
אנשים כל הזמן מתחלפים, המוטיבציה עולה ויורדת וכל הדבר אינו יציב.

לכן כתבתי מדריך מקוצר על הצרכים העיקריים לדאוג להם בארגון מתנדבים.
זה מדריך שכתבתי במקור לארגונים לאחר השביעי באוקטובר, כשמאות התארגנויות מבוססות מתנדבים קמו בן לילה.
אך הטיפים כאן רלוונטים לכל ארגון שרוצה לשמר מתנדבים,
ולמעשה, גם לכל ארגון שרוצה לשמר עובדים.

במדריך אפרוט שלושה צרכים בסיסיים לתפקוד מחוייב של מתנדבים לאורך זמן.
כל צורך פרטתי לשלוש משמעויות פרקטיות.
השתמשו ברשימה הזו בתור צ'קליסט כדי לראות אילו צרכים ועקרונות כדאי לחזק אצלכם: 

1. משמעות:

התחושה שאני בשירות של דבר חשוב וגדול ממני ושהמעשים שלי עונים על צרכים ותורמים לרווחה.

1.1 חיבור לתכלית:

אנשים מתנדבים במקומות שיש להם תכלית משמעותית.
אך האם אתם עוזרים למשמעות הזו להיות נוכחת בעבודה הלעיתים מייגעת של היומיום?
שימו לב להבדל בין "אנחנו מביאים תכני בידור למפונים",
לבין "אנחנו נותנים למפונים רגעים של הפוגה ונורמליות דרך תכני בידור". 

1.2 משימות שלמות:

האם המשימות שאנשים מקבלים הם רשימה של מטלות שהם נדרשים לעשות,
או תחום שלם (גם אם קטן) שעליו יש להם אחריות?
שימו לב להבדל בין:
"הנה רשימה ארוכה של מספרים של מפונים, התקשרי אליהם אחד אחד ותצוותי אותם למענה עד סוף המשמרת",
לבין:
"את אחראית למצוא מענה לכל המשפחות בדרום אופקים. הנה המספרים שלהם".
האופציה השנייה ממסגרת את הפעולות ומגדילה את המשמעות שלהם.
אלו לא משימות לרובוט, אלא אחריות על אנשים.

1.3 משוב וקרבה לתוצאות:

האם האנשים הפועלים נמצאים במגע עם התוצאות של עבודתם?
למשל, האם אנשים שאחראים על הרשמת משפחות לקורס של תכנון כלכלי –
גם מקבלים הזנה מהשפעת הקורס? ולכן, מתוצאות עבודתם?
מה אם בתום כל קורס הם היו מקבלים מייל עם תמונות וציטוטים מוקירים שלוקטו מהמשתתפים?
ניתן לספק הזנה שכזו גם בשיתוף של חגיגות וסיפורי הצלחה – בין אם בערוץ וואטסאפ או בתחילת פגישות.

חשוב לציין, גם כאשר מתנדבים מקבלים משוב כיצד להשתפר,
הם יכולים לקבל הרגשה שעבודתם חשובה, ושמעוניינים בהתפתחותם.

2. אוטונומיה:

התחושה שיש לי אחריות וחופש לבחור כיצד לעשות את עבודתי ואיך לעבור אתגרים.

2.1 בהירות תפקיד וציפיות:

האם ברור לפעילים מה תפקידם ומה מצופה מהם?
האם ברור להם אילו החלטות הם מקבלים לבדם, ואילו החלטות דורשות התייעצות או החלטה משותפת?
בהירות עוזרת לאנשים להרגיש בנח ולא להתעסק בהאם מותר להם או אסור להם לעשות משהו.

פעמים רבות אנחנו חוששים לתקשר למתנדבים ציפיות ברורות של מחוייבות וזמן, מאחר והם מתנדבים.
אך הבהירות הזו עוזרת להם לבחור, להתאמץ אם הם מעוניינים בכך,
והדבר מתחזק תרבות של עקביות, מאשר של "עלים ברוח" שמורידים מוטיבציה לאלו המחוייבים.

2.2 אחריות על הדרך:

הגדירו לאנשים מה לעשות אך תנו להם אוטונומיה לבחור איך לעשות זאת.
עד כמה שניתן, תנו אחריות לאנשים לתקן דברים שלא עובדים במסגרת התפקיד שלהם.
זה לא אומר לדלג על הדרכה או סטנדרטים חשובים.
אם לדוגמה מישהו עושה שיחות טלפון להתרמה,
אפשר לתת לו "תסריט" ראשוני ולבקש ממנו לעקוב אחריו בגדול,
ורק אחרי שהתנסה בו כמה פעמים להתחיל להתנסות ולשפר את התסריט כדי שיתאים לו ולקהל שהוא פוגש.

2.3 בחירה:

חשוב לתת למתנדבים לבחור את התפקיד שלהם
ואת רמת המעורבות שמתאימה להם (ושמתאימה לארגון, כמובן),
היכן שההתנדבות מכבידה או חונקת, נסו לאפשר אופציות לבחירה.
למשל (אם זה מתאים): אפשר להגיע למשמרת מלאה של 5 שעות, או משמרת מקוצרת של 3 שעות.
חשוב שמתנדבים ירגישו שהם בוחרים לפעול, ושהם יכולים להגיד לא בקלות כאשר עבודה חורגת מההיקף לו התחייבו,
מאשר שפעולה נכפית עליהם, אפילו אם המטרה קדושה. 

3. תמיכה:

התחושה שיש לי "גב" ולא אתקע לבד בעשייה מעל לראש שלי.

3.1 משאבים נגישים:

האם פעילים יודעים מה המשאבים הזמינים לרשותם?
אם יש קבוצות וואטסאפ, טבלאות מידע להשתמש בהן, גורמים חיצוניים ליצור איתם קשר ועוד.
יכול להיות משמעותי לרכז אותם יחד במאגר אחד שנגיש לכולם.

3.2 כתובת ונורמות לתמיכה:

האם פעילים יודעים לאן לפנות כשהם תקועים, מבולבלים, מותשים או זקוקים לתמיכה?
כדאי שהכתובות לתמיכה יהיו ברורות, עם הזמנה מפורשת לפנות אליהם.
אם יש רכזת אליה ניתן לפנות – חשוב לשמוע שהרכזת רוצה לתמוך ובאיזה שעות ניתן לפנות.
בנוסף, כדאי לנרמל הצעות עזרה ובקשות עזרה, אם הן לא נוכחות טבעית במרחב.
אלו יוצרות קרבה ומגדילות את היכולת לפעול במצבי דחק.
למשל, אפשר ליצור קבוצת וואטסאפ שמיועדת אך ורק לבקשות של תמיכה רגשית.
נרמלו את השפה והיו הראשונים לתת לזה דוגמה:
"יצאתי מפעילות מאוד סוחטת רגשית. אשמח אם יש מי שיכול/ה להקשיב לי 10 דקות".

3.3 חיבור ושייכות:

אנחנו פועלים היטב כשאנחנו מרגישים מחוברים ושייכים.
שימו לב איך ניתן ליצור אווירה נעימה של פעילות משותפת ויחד, והפוגות שבהן מתחברים.
משמעותי לארגן זמנים שבהם משוחחים על אתגרים משותפים בהתנדבות,
כדי לעורר הזדהות, צחוק, נרמול של אתגרים ותחושה שלא נמצאים לבד איתם.
בנוסף, אפשר לפתוח מפגשים וימי פעילות ב"צ'ק אין" – סבב של: מה חי באנשים כרגע? איך הם מגיעים?
זה יכול להיות במשפט אחד, או לשתף בזוגות לכמה דקות ואז להגיד מילה במעגל. 

לסיכום

ראינו שבשביל מחוייבות ארוכת טווח התנדבות צריכה לדאוג לשלושה צרכים עיקריים:
משמעות, אוטונומיה ותמיכה.
ראינו שלכל צורך יש 3 ביטויים פרקטיים שנוכל לדאוג להם.

אם אתם רוצים להיות יסודיים,
דרגו את סביבת ההתנדבות שלכם (או את סביבת העבודה שלכם)
על ידי נתינת ציון של 1-5 לכל תשע הנקודות.
אז התמקדו לשפר את מה שבניקוד הנמוך ביותר.
מי יודע, אולי אפילו תצליחו לסתום כמה חורים בדלי.

בהצלחה רבה!