"טוב, בואו נקבע עוד פגישה כדי לסגור את הנושא הזה"
מכירים?
החלטות נגררות דרך עוד פגישה ועוד פגישה…
כשעבדתי עם צוות הנהלה, הם ביקשו סדנה של קבלת החלטות קבוצתית.
אני מאוד אוהב להעביר סדנאות כאלו ועושה את זה כל הזמן.
בכל זאת עקבתי אחרי האינטואיציה שלי ואמרתי למנכ"ל –
זה טוב והכל, אבל איך לקבל החלטות ביחד זו רק חצי מהתמונה,
כי אבוי לארגון שינסה לקבל את כל החלטותיו בהסכמה.
החצי השני הוא להבין איך מקבלים החלטות "בנפרד".
כדי לשלב בין שני החצאים אנחנו צריכים לגבש מערכת קבלת החלטות.
מערכת קבלת החלטות היא למעשה הסכם שאומר איך ומי מקבלים כל סוג החלטה.
מערכת כזו יכולה להיראות בצורות שונות, בהתאם להקשר,
אבל מה שהיא נותנת זה תמיד בהירות משותפת של איך מתקבלת כל החלטה.
זה הדבר שבאמת מביא לארגונים יעילות ואפקטיביות גבוהה.
לשם כך נחוץ ייעוץ, ולא רק סדנה.
למרות זאת, הם החליטו להתחיל עם הסדנה.
העברתי להם אותה, והיה להם מאוד מעניין,
אבל הם אכן מצאו שזה לא ממש פתר את הבעיה שלהם.
כשהתחלנו לאחר מכן במפגשי ייעוץ,
ישבנו, ובתוך פחות משעה היה ברור שיש להם זמן מאוד מוגבל בפגישות משותפות
והרבה מאוד דברים להחליט.
הבעיה העיקרית שלהם היא לא הדרך שבה הם קיבלו החלטות יחד,
אלא לדברי המנכ"ל ברגע שנפל לו האסימון:
"עכשיו אני מבין שהבעיה היא שאנחנו מנסים בכלל להחליט ולדון במשותף בכל הנושאים."
מעצבים מערכת
ההבנה הזו היתה הבסיס לעיצוב של מערכת קבלת החלטות פשוטה:
אם בעיה בתחום התפקיד שלך, את/ה המחליט/ה.
אם בעיה נמצאת בתחום אפור או במספר תחומים,
משתמשים בזמן המשותף רק כדי להחליט מי המחליט/ה.
החלטות אוטונומיות כאלו מתקבלות עם התייעצות, אבל עם הכרעה סופית של אדם בודד.
הנה זה בתרשים שהרכבתי להם לאחר הפגישה, מנקודת המבט של כל חבר/ת צוות:
מספר רב של ארגונים חדשים משתמשים בפרקטיקה דומה של קבלת החלטות מבוזרת ואוטונומית.
קוראים לזה "תהליך העצה" שטבע דניס באק, מנכ"ל לשעבר של חברת הענק AES. הרעיון שלה הוא כזה:
"כל אחד ואחת יכולים לקבל כל החלטה, כל עוד הם מתייעצים עם מי שמושפעים מההחלטה, ומי שעם מומחיות בתחום"
ועד כמה שזו פרקטיקה מפתיעה ואמיצה, זה לרוב עובד היטב.
אבל מערכת קבלת החלטות לא צריך להעתיק ולהדביק,
אלא לבנות בהתאם לתרבות, למבנה ולמטרות של הארגון שלכם.
ומערכת כזו יכולה לשחרר אתכם:
להבין מתי מקבלים החלטות ביחד (לרוב כשקובעים מדיניות כללית שכולם צריכים לקיים)
מתי בנפרד (לרוב בעבודה היומיומית)
מי יכולים לקבל אילו החלטות (בהתאם לתפקידים או בהתאם ליוזמה, כמו בתהליך העצה)
ובאיזה תהליכים
כך שהחלטות מתקבלות גם ביעילות
וגם באחריות ובתבונה.
בניוזלטר הקודם הצעתי שעת ייעוץ ראשונית ללא עלות לארגונים.
נתפסו כל המקומות למעט אחד –
וזה השבוע האחרון לקבוע אותם.
אם אתם מובילים בצוות, קהילה או ארגון אפשר לקבוע איתי פגישה
שתיתן לכם הרבה בהירות
על האתגרים, השאיפות והדרכים הפרקטיות האפשריות להגיע אליהן.
מוזמנים לקבוע כאן
בהערכה רבה,
חן צבי
תודה חן, מת על הניוזלטר (:
הייתי שמח לאיזו דוגמא שכל אחד יכול להבין, מה זה החלטה שלא משפיעה על אחרים. לי למשל היה בוס פרפקציוניסט שידעתי שרוב ההחלטות שלי יצטרכו בסוף לעבור אישור שלו, ככה שהשפעה על אחרים היא דבר שעשוי להיות בעיני המתבונן לפעמים.
שמח לשמוע!
לא כל כך הבנתי את הדוגמה שאתה מבקש, כי אני לא רואה איפה דיברתי בפוסט על החלטה שלא משפיעה על אחרים?
צודק.. אני קצת הרגשתי שרמזת שיש, מהמשפט "כל אחד ואחת יכולים לקבל כל החלטה, כל עוד הם מתייעצים עם מי שמושפעים מההחלטה, ומי שעם מומחיות בתחום"
אבל אתה צודק שהוא ממש לא אומר משהו כזה.
בעיקר ניסיתי להשליך על המקרה שלי ולחשוב בדיעבד אם הייתי יכול לעשות משהו אחרת עם הבוס הפרפקציוניסט.
דווקא יש במשפט הזה הנחה שבכל החלטה יש מושפעים, וצריך להתייעץ איתם.
ולגבי המקרה שלך עם הבוס הפרפקציוניסט:
מערכת קבלת החלטות זה שינוי מבני / שינוי מדיניות שעושים כהסכם. אז אם הבוס שלך דורש שכל החלטה תעבור דרכו, אז זה המצב… אני כותב את הניוזלטר בעיקר למובילים, מנהלות וכו' שיש להם את הסמכות לשנות את דרך ההתארגנות של הצוות או הארגון שלהם. כן אפשר לדבר על האפשרויות הדיאלוגיות מול בוס כזה, לדוגמה: לבסס בצוות ועם הבוס את המחיר שיש לדרך ההתנהלות הקיימת, ולגבש ניסוי קטן שבטוח-להיכשל שייתן טעימה מהדינמיקה האחרת, שאליו בתקווה אפשר להשיג הסכמה.
אפשר בבקשה שתוציא כבר ספר?
כן, אפשר 🙂
אני עובד על ספר שעוסק באיך אפשר ליצור הסכמות רחבות ולכידות חברתית בארץ, מקווה להגיע לטיוטה ראשונה באוקטובר ועד הזמן הזה שנה הבאה להוציא לאור
מחכים לזה 🙂 בהצלחה!
תודה רבה!
חן צבי אני ממש אוהבת לקרוא אותך. לצערי אני נתקלת לעתים קרובות מצב שאחרי שמזוהה הגורם המחליט, הוא עדיין לא מחליט, או לא מבצע החלטות שהתקבלו. כך שחוסר קבלת החחלטה נמשך… מה עושים?
שמח לשמוע 🙂
לגבי הסיטואציה, צריך ממש להסתקרן ולשאול את הגורמים שנבחרו להיות מחליטים: מה עיכב או היה חסר לך כדי לקבל את ההחלטה לאחר שקיבלת את המנדט לקבל אותה?
רוב הסיכויים שנגלה כל מיני תנאים מערכתיים שחסרים או צריכים תיקון.
הנה כמה אפשריות:
משהו מזה מרגיש לך רלוונטי לסיטואציה שלך?