תבונה ארגונית

בשבוע שעבר נתתי לכם 3 טיפים לייעול פגישת צוות.
והיום אני אתן לכם עוד 2 טיפים, מזווית אחרת…

הזמן המשותף של כולם בפגישה הוא יקר.
השתמשו בו בחכמה, כשבאמת צריך.
וכשלא צריך, הנה מה שאפשר לעשות:

טיפ #1: להאציל מחוץ לפגישה

כמה פעמים אנשים מדברים בפגישה על דברים שנוגעים רק לשני אנשים?
כמה פעמים כל הקבוצה מנסה לעשות ביחד משהו שאדם בודד יעשה טוב יותר?
תפסו את הרגעים האלו, והאצילו למישהו את הסמכות להמשיך עם הנושא מחוץ לפגישה!

סך הכל התבנית להאצלה היא כזו:
סכמו במשפט לאן הגעתם בדיון
והציעו מי ייקח את זה הלאה, כצעד הבא.

יש דברים שלא רלוונטיים עבור כולם שאפשר לכוון מחוץ לפגישה:
"זה נשמע לי כמו נושא חשוב שאת מעלה, שרלוונטי לרוני.
תוכלו להמשיך את השיחה הזו ביניכם?"

ויש דברים רלוונטיים, אבל שכדאי לעשות אותם מחוץ לפגישה:
"אז שמעת את כל הפידבק מאיתנו, מאחר וזה תחום המומחיות שלך אני מציע לסיים פה
ולתת לך לעבד את הפידבק הזה לפי שיקול דעתך. מתאים לך?"

או אם לדוגמה יש לפנינו סוגייה שדורשת החלטה:
אז הפגישה היא זמן טוב להעלות שיקולים ורעיונות,
אבל אפשר להאציל את ההמשך:
"תוכלי להרכיב הצעה מכל הרעיונות שאספנו ולשלוח לנו במייל לקראת הפגישה הבאה?"

או אפילו:
"מאחר ששניכם חושבים אחרת על הסוגיה, והיא לא הרת גורל,
אני מציע שתחליטו ביניכם על כיוון, ותודיעו לנו מה החלטתם.
אתם רואים סיבה לא להמשיך ככה?"

זהו, פשוט ועוצמתי.

לפעמים אפשר לקחת את זה הכי רחוק.
להאציל הכל מחוץ לפגישה,
ופשוט:

טיפ #2:  לבטל את הפגישה

לפעמים אנחנו עושים פגישות לשם פגישות.
או כי הן פשוט מופיעות בלו"ז…
ולא תמיד צריך אותן.

לפעמים אפשר להזכיר לאנשים לקום וללכת לבצע את השיחות הנחוצות ב1 על 1,
בהתכתבות ועוד.

גם החלטות לעיתים שווה לעשות בצורה מבוזרת:
מי שרוצה ליזום שינוי אוסף מידע שנחוץ לו כדי להרכיב הצעה
ואז מקבל משוב מכל אחד מהאנשים הרלוונטיים בנפרד,
עם הכנה כזו ניתן לאשר החלטה במייל.

גם בארגונים חברתיים-שוויוניים וגם בארגונים היררכיים-בירוקרטיים יש לעיתים הרבה מה להרוויח על ידי ביטול פגישות.
בואו נראה למה:

ארגון חברתי-קהילתי יכול להיכנס למלכודת הקונצנזוס: כולם צריכים להיות חלק מכל החלטה ולאשר.
הפגישות הן דרך לאכוף את המעורבות היתרה הזו של כולם, במקום לחלק תחומי אחריות וסמכות ולצאת לדרך.

ארגון היררכי-בירוקרטי יכול להיכנס למלכודת בקרת-יתר:
פגישות משומשות כדרך של מנהלים לבקר על העבודה,
וכדרך של עובדים להראות שהם עושים טוב,
בצורה שמורידה פרודקטיביות.

מחקר של Harvard Business Review עם 76 חברות הדגים את התועלת העצומה.
ככל שהחברות האלו הפחיתו יותר את הפגישות (חלקם לרמה של לבטל את כולן)
ראו שיפור ניכר בפרודקטיביות, סיפוק, אוטונומיה, תקשורת, שיתוף פעולה והפחתה של לחץ.
חלק מהמדדים כמעט הכפילו את עצמם.

האם זה המצב בארגון שלכם?

הרי בבירור פגישות הן לעיתים נחוצות.
(במיוחד ארגונים וצוותים שלא עובדים באופן עקבי זה לצד זה)
וגם יכול מאוד להיות שביטול פגישות עושה טוב ממש מכיוון שהן לא מונחות בצורה אפקטיבית.

הדרך הכי טובה לדעת היא פשוט להקשיב לחוויות של עובדים,
ולהתנסות בצורות אחרות כאשר ישנה סקרנות לכך (נגיד פגישות מונחות, שבוע ללא פגישות, וכו').

כך או כך שעות אדם רבות היו נחסכות בארגון שהיה מלמד עובדים לנהל פגישות אפקטיביות,
כולל לבטל אותן כשצריך. 

עד פגישתנו הבאה,
חן צבי