תבונה ארגונית

לפעמים פגישות הן לא יעילות.
ולפעמים פגישות לוקחות מאיתנו את הרצון לחיות.

הנה 3 טיפים מהירים לייעול של כל פגישה – שאני מתשתמש בהם כללל הזמן.

המטרה של הטיפים זה לעזור למשתתפים להרגיש אוריינטציה –
התחושה שהם יודעים איפה הם ומה מתרחש כרגע.
זה מה שמביא לכך שמשתתפים פחות מבולבלים, פחות מושכים לכיוונים שונים ויותר ממוקדים יחדיו.

אז הנה מתחילים:

טיפ #1: הנחייה

אתם מנהלים דיון על החלטה גדולה שאתם צריכים לקבל,
פתאום מישהו פותח נושא שסגרתם כבר לפני חודשיים,
מישהי מגיבה שזה כבר הוחלט,
ונוצר דיון על האם צריך לפתוח את הנושא מחדש,
אז מישהו אומר שצריך לדבר בכלל על שורש הבעיה,
ומישהי אחרת רוצה לחזור לנקודה שבה היינו,
ועכשיו הדיון הוא – על מה מדברים?

ברכותיי,
עכשיו אתם מנסים להחליט על תוכן הפגישה
וגם על תהליך הפגישה
בו זמנית.

כיף, לא?

ובכן, בדיוק בשביל זה צריך מנחה!

התפקיד של הנחייה טובה זה לנווט את התהליך,
כך שהקבוצה מתפנה להתעסק בתוכן.

זה די מדהים כמה צוותים, ארגונים וקבוצות מעולם לא התנסו אפילו בהנחיית פגישות
(ובטח שלא למדו כלים בנושא).

ואגב,
יש תועלת בכך שהמנחה דווקא לא תהיה דמות סמכות רגילה,
כמו מנהלת או ראש צוות.

אם אין מנחה לצוות,
אפשר לבדוק בעדינות:
"שמתי לב שהפגישות שלנו יכולות להיות יותר ממוקדות. מתאים לכם שאנחה את הפגישה הבאה?"
זה אולי יהיה מוזר לתרבות שלכם,
ותחששו איך יגיבו,
אבל האמת היא שפעמים רבות אנשים פשוט נאנחים בהקלה!

טיפ #2: מסגור טוב

כמה פעמים התחלתם פגישה ולא הייתם בטוחים מתי היא מסתיימת?
כמה פעמים לא היתה ברורה לכם המטרה? על מה עוברים בפגישה?
או מי מסכם נקודות?

אני אוהב לפתוח כל פגישה בתיאום, 
או ספציפית בראשי התיבות:

נתאמ"ה

נ – נוכחות: לרשום מי נמצא. לעיתים חשוב להסביר לצוות מי נעדר ולמה, אחרת התהייה מרחפת מעל כולם.
ת – תפקידים: מי מנחה, מי מסכם נקודות וכל תפקיד אחר לניהול הפגישה
א – אורך פגישה: אנשים צריכים לדעת מתי מסיימים!
מ – מטרה: לשם מה התכנסנו? 
ה – הסכמה על מהלך פגישה: בין אם הכנתם את הפגישה מראש או שאתם מרכיבים את הנושאים על המקום,
חשוב שכולם יקבלו תמונת-על של הפגישה, במקום לצלול לנושא אחד איזוטרי ולגלות שבזבזנו עליו חצי שעה.

בחטף, זה יכול להישמע ככה:

"שלום כולם, נראה שכולנו פה.
ליאת לא תגיע הפעם, היא מסרה לי שהיא חולה.
אני הולך להנחות את הפגישה, ודור יסכם נקודות, נכון?  מעולה.

אז אנחנו פה לשעה וחצי
כדי לבדוק מה בהתנהלות הצוות שלנו צריך להשתפר לקראת הפרויקט הבא. 
אנחנו ננסה להקדיש בערך חצי שעה לשיתוף ברשמים האישיים שלנו,
ואת שאר הפגישה בהחלטה על השינויים.
האם יש משהו מהותי שחסר או דורש שינוי בתוכנית הזו?"

זהו. דקה אחת,
מיקוד משותף,
המון בהירות. 

ולא תצטרכו יותר לשמוע את כל השאלות:
"אז מה אנחנו עושים עכשיו בעצם?"
"עד מתי הפגישה?"
"אנחנו הולכים לדבר גם על X??"
"רגע מישהו מסכם נקודות??"
"איפה ליאת???"

וזה מוביל אותנו לדרך נוספת ליצור – 

טיפ #3: מיקוד! (על ידי "הבנה / חקירה / החלטה")

כמה פעמים חשבתם לעצמכם בתוך פגישה – מה אנחנו בכלל מנסים להשיג כרגע?

בתור מנחה אני ממקד את הקבוצה כמה פעמים בכל פגישה:
"אנחנו כרגע עוסקים ב …. "
"אני רוצה שנחזור לנושא שלנו – …"
"אני מציע שנעבור לנושא הבא – …"

זה מרגיע לדעת איפה אנחנו.
כמו ללכת לאיבוד,
ופתאום לשמוע קול נעים אומר:
"היי, אתה נמצא כרגע ב…, והנה לאן הדרך הזו מובילה".

אבל יש דרך לתת עוד יותר מיקוד,
וזה על ידי הבהרה של מטרת השיח עבור כל נושא.
האם מטרת השיח היא: הבנה, חקירה או החלטה?

אם מטרת השיח לגבי הנושא שלפנינו היא הבנה,
אז זה לא הזמן להעלות רעיונות והתנגדויות… אנחנו מקשיבים, מוודאים שהבנו וממשיכים הלאה.

אם מטרת השיח היא חקירה,
אז זה לא הזמן להגיע להחלטות, אלא להבין את הסוגיה, ולאסוף רעיונות.

ואם מטרת השיח היא החלטה,
אז כדאי שנבין קודם את הסוגיה, נאסוף רעיונות, ונתכנס למסקנה ברורה שלא נותרת באוויר.

מחשבה עבורכם:

יש אצלכם פגישות לא מונחות וקצת מקרטעות?

1. הציעו להנחות פגישה אחת
2. נסחו את מטרת הפגישה מראש, ופתחו את הפגישה עם נתאמ"ה (כולל הסכמה על מהלך הפגישה).
3. המשיכו לייצר מיקוד תוך כדי לנושא, ולהבהיר את מטרת הנושא עם "הבנה / חקירה / החלטה".

זהו להיום חברים,
בשבוע הבא, עוד 2 טיפים מכיוון אחר!